Het begon allemaal met een mail van de landelijke spellenvereniging DUCOSIM, eind 2018, waarin zij ons vroegen of wij in een samenwerkingsverband een beurs in het noorden wilden organiseren. Dat verzoek hebben we meteen met de leden gedeeld op de laatste ledenvergadering van 2018 en de reacties waren verheugd en enthousiast. Theorie en praktijk gaan natuurlijk niet altijd hand in hand: Het duurde nog meerdere maanden voordat we groen licht hadden, met als gevolg dat we pas in het voorjaar konden beginnen.
Tja, daar sta je dan als onervaren beursorganisators met veel enthousiasme maar zonder veel kennis wat er allemaal te doen staat…. Welke locaties zijn geschikt voor een beurs? Aan welke voorwaarden moeten die voldoen? Wat is ons budget? Hoe bereiken wij de uitgevers en winkels? En de bezoekers? Welke prijzen kunnen/moeten we vragen? Hebben we voldoende vrijwilligers? Hoe pakken we de promotie aan? Kunnen we ook sponsoren vinden? Daarnaast waren er ook nog triviale vragen als het wanneer of de naam van de beurs…. Kortom: we hadden wat te doen.
Dankzij de steun van Ducosim en Spellekijn hadden we wat armslag en konden we de mooie maar dure locatie WTC hotel (net) betalen – mits er uiteraard voldoende bezoekers zouden komen. Dat betekende een nieuwe website, posters, een Facebook evenement, een logo, berichten naar kranten en andere media.
Het bereiken van de speluitgevers was een uitdaging op zich: geheid dat je uitnodiging ergens in hun spambox blijft zitten en dat je ze stuk voor stuk moet bellen (als je hun telefoonnummer kunt vinden tenminste). En natuurlijk waren we niet vreselijk op tijd, dus de agenda’s waren soms al vol.
Als ik er zo op terug kijk, is het nog verbazingwekkend hoeveel we bereikt hebben in een paar maanden. Vele uitgevers kwamen wèl en claimden alleen al meer dan 30 tafels. De plaatselijke spelgroepen reageerden enthousiast en deden graag mee aan de gezamenlijke promotie. En niet in de laatste plaats waren er de vele vrijwilligers, die op alle gebieden insprongen: voor de website, voor de posters, voor de toernooien en/of de bemensing van de stands en demo-tafels.
Wat tot het einde bleef, was de angst of er voldoende mensen zouden komen. We wisten dat we door gebrek aan tijd en menskracht enige promotie-steken hadden laten vallen en hadden geen idee of we voldoende mensen hadden bereikt voor de eerste echte spellenbeurs in Friesland.
Na de ‘officiële’ opening met ons gemeenteraadslid Eline de Koning keken we dan ook met spanning naar de toegang van de zaal, waar de bezoekers langzaam maar gestadig binnen druppelden. Het leek ’s ochtends nog redelijk rustig, maar de stroom nam toe totdat er ’s middags meer dan 400 mensen de zaal kijkend en spelend bevolkten. Het Magic Core2020- en KeyForge toernooi waren een succes, er was speelgelegenheid te over en de kooplustigen wierpen zich enthousiast op de verkooppunten of beproefden hun geluk in de loterij.
Natuurlijk zijn er verbeterpunten. Veel mensen moesten ons echt zoeken omdat de toegang onvoldoende opviel. Voor de kleine spelers was er nog te weinig aanbod, met als gevolg dat de demonstrateurs van Smartgames geen moment rust hadden. En door een vervelend misverstand was de bar in de aangrenzende foyer niet open, zodat iedereen voor de consumpties zijn heil een hele verdieping lager moest zoeken in de lunchroom van het WTC hotel.
Volgende keer (nòg) beter, zal ik maar zeggen. Komt er dan een volgende keer? Jazeker, er komt zeer zeker een volgende editie van Speelwarden! Maar of het volgend jaar is? In 2020 is ons grote voorbeeld Noorderspel in Groningen er weer. En zijn 2 spellenbeurzen in het noorden in hetzelfde jaar niet te veel van het goede? De tijd zal het leren…..
Tot slot nog een serie beelden van Speelwarden, met dank aan de fotografen Nick en Erwin!